Nell’attività lavorativa quotidiana è normale incontrare difficoltà di varia natura.
La capacità di superare tali difficoltà è una componente indispensabile perché ogni membro del gruppo possa lavorare con serenità e collaborare in modo ottimale con i colleghi favorendo il perseguimento degli obiettivi dell’organizzazione e il pieno raggiungimento dei risultati desiderati.
In questo articolo descriverò l’attività di supervisione come strumento utile per favorire la risoluzione dei problemi e per rendere efficace ed efficiente il lavoro personale e dei gruppi.
Le difficoltà nel lavoro
Le difficoltà che si incontrano nella quotidianità lavorativa possono riguardare vari aspetti, riconducibili alle seguenti aree:
- Aspetti organizzativi
- Caratteristiche personali
- Dinamiche relazionali
Vediamone alcuni dettagli.
Gli aspetti organizzativi, pur nella loro concretezza e quindi apparente semplicità, generano spesso spreco di energie e conflitti, nel momento in cui non è chiaro che cosa va fatto, come, con che tempi e da chi.
Pianificare il lavoro, definire e condividere verso quali obiettivi è orientato, a chi competono le varie attività che esso prevede e le corrette modalità in cui esse vanno svolte, favorisce la chiarezza mentale di ogni componente del gruppo di lavoro rispetto al proprio contributo, alle aree di cui si occupano altri colleghi e in ultima analisi all’intero processo lavorativo. Di conseguenza permette di consolidare il coinvolgimento personale nel perseguimento degli obiettivi, la percezione del proprio valore e della propria importanza all’interno del funzionamento generale e l’assunzione di responsabilità.
Le caratteristiche personali sono un aspetto più delicato da trattare in ambito lavorativo, ma occorre tenerne conto sia perché è eticamente giusto mettere il lavoratore nelle condizioni migliori per svolgere il proprio compito, sia perché se il lavoratore sta bene lavora meglio e cogliere quali caratteristiche sono una risorsa da ottimizzare e quali possono rivelarsi un ostacolo è funzionale rispetto alle finalità dell’organizzazione.
Pertanto può essere fondamentale rilevare il livello di competenza, di motivazione, la capacità di gestione dello stress, la presenza di abilità trasversali (strategie di risoluzione di problemi, comunicazione efficace, collaborazione, intraprendenza, ecc.).
Le dinamiche relazionali hanno un livello di complessità maggiore, in quanto discendono dalle caratteristiche personali e dalla relazione tra un certo numero di persone, che sono chiamate a incontrarsi e lavorare insieme quasi sempre senza essersi scelte.
Le persone si interfacciano in relazioni duali ma nello stesso tempo si confrontano con un gruppo di riferimento, che può essere interpretato come un’entità con caratteristiche particolari che occorre tenere in debita considerazione per favorire il benessere di ogni suo componente e garantire così il buon andamento delle attività lavorative nel perseguimento degli obiettivi.
Da questo punto di vista è fondamentale cogliere l’umore del gruppo, l’armonia generale, la capacità di condividere informazioni e vissuti, la motivazione generale, la capacità di collaborare con efficacia ed efficienza, il ruolo che ognuno tende ad assumere all’interno del gruppo (leader positivo o accentratore, gregario, stile compiacente o critico ecc.) e la relazione con quello affidatogli.
Cos’è la supervisione
La supervisione è un’attività che favorisce la consapevolezza delle difficoltà che il gruppo nel suo insieme e/o i singoli componenti si trovano ad affrontare e l’individuazione di possibili soluzioni, grazie al supporto di un esperto esterno, che in quanto tale fornisce uno sguardo privilegiato, “dall’alto”, come il termine super-visione suggerisce.
Chi è emotivamente coinvolto in un problema fa fatica a percepirne le soluzioni, proprio come chi si trova in una situazione confusa o sconosciuta (un labirinto, una strada mai percorsa, una zona buia o nebbiosa…) non riesce a vedere le possibili vie d’uscita.
Il supervisore cerca di favorire il distacco emotivo dalla situazione, al fine di permettere un più agevole accesso alle strategie di risoluzione dei problemi e una maggiore chiarezza mentale che dia spazio ad intuizioni su strade da poter percorrere.
la supervisione è fondamentalmente uno spazio e un tempo in cui ci si ferma a riflettere su ciò che si sta facendo e sulle direzioni da dare alle future attività.
Può essere svolta individualmente o in gruppo. La prima modalità permette di personalizzare l’attività e di affrontare eventuali nodi personali che impediscono agilità di movimento in ambito lavorativo. La seconda acquista spessore grazie ai contributi di più persone e al modo in cui ognuno risuona di quanto gli altri affermano.
Essa prevede alcune fasi che tendono ad una chiarificazione del problema e del contesto in cui esso è nato, in modo da poter individuare interconnessioni, cause ed effetti, possibili modificazioni degli elementi presenti, al fine di generare scenari nuovi e più funzionali.
Descriverò dunque tali fasi facendo riferimento ai gruppi di lavoro presenti nelle organizzazioni. Le stesse considerazioni si possono comunque riferire al lavoro individuale, in cui semplicemente manca l’apporto di altre persone.
Primo: chiariamo il problema!
Innanzitutto il conduttore, nel tentativo di comprendere il problema, cerca di acquisire tutte le informazioni necessarie e il fatto stesso di doverle fornire con chiarezza implica uno sforzo di descrizione del quadro finora confuso, le cui linee man mano vanno delineandosi sia per chi lo sta descrivendo, sia per il supervisore, sia per gli altri partecipanti, che seguono il processo di chiarificazione della situazione e possono dare anch’essi il loro contributo alla descrizione.
Già questo primo step produce risultati notevoli, in quanto un po’ alla volta tutto si fa chiaro e si riesce a distinguere gli aspetti che non destano preoccupazione, le parti “sane” della situazione, dalle zone “calde”, i nodi che è necessario sciogliere. Si coglie dunque che non è l’intera situazione che costituisce un problema, ma solo alcuni aspetti circoscritti. Ciò produce una sensazione di maggiore leggerezza e possibilità di soluzione.
Secondo: focus sui punti di forza e le aree di criticità
Per favorire la comprensione degli elementi in gioco il supervisore a questo punto evidenzia e restituisce al gruppo alcuni aspetti che durante la narrazione lo hanno colpito rispetto alla genesi del problema e dell’impasse che è venuta a crearsi, propone chiavi di lettura e interpretazioni della vicenda descritta e mette in luce quali aspetti possono essere una buona risorsa e quali aspetti sono da tenere in debita cura perché possono essere un ostacolo alla risoluzione del problema o addirittura aggravarlo.
I membri del gruppo a questo punto possono commentare la rilettura offerta loro dal supervisore, generando uno scambio creativo e un confronto tra i modi in cui ognuno vede ora la situazione come è andata delineandosi: di fatto è la stessa situazione, ma vista con occhi diversi. In tal modo si chiarisce sempre di più il quadro generale e insieme alla maggiore consapevolezza ognuno recupera maggiore potere d’azione rispetto all’impasse e al senso di chiusura e impotenza iniziale.
Terzo: strategie di intervento
La fase finale consiste nell’individuazione di possibili strategie concrete e nella pianificazione di azioni correttive per superare il problema. Dunque il gruppo acquista intenzioni e concrete possibilità d’azione: il processo che viene così messo in moto andrà monitorato e i risultati ottenuti andranno valutati per accertarsi che le decisioni prese siano funzionali per il superamento del problema.
L’efficacia dell’attività di supervisione dipende dal modo in cui la si interpreta. Essa non ha alcun valore se non si ha un atteggiamento attivo e propositivo, mentre risulta estremamente preziosa per quanti sentono che la riflessione e il confronto siano un investimento per recuperare energia, fiducia nelle proprie competenze e nel gruppo di lavoro, spunti concreti per intervenire con efficacia nelle situazioni di difficoltà.
È un’attività molto utilizzata nelle organizzazioni, sia in ambito aziendale che nei servizi alla persona, pur nelle relative diversità di finalità, obiettivi, aspettative, modalità operative e stili di gestione delle risorse. Per coglierne l’effettiva utilità occorre farne esperienza, andando al di là della descrizione teorica, ovvero occorre sospendere il giudizio e provare a vedere se e come può essere funzionale alle specifiche esigenze.
